Autor: Brifed

Die Digitalisierung macht auch vor dem Kassenzettel nicht halt. Immer häufiger fragen mich Händler, ob ich meinen Kassenbon lieber digital oder in Papierform haben möchte. Doch was steckt genau dahinter? Bei dieser Entwicklung stellen sich für mich wichtige Fragen rund um Datenschutz, Datensicherheit und die alltägliche Nutzung des neuen digitalen Kassenbons.

Was ist ein digitaler Kassenbon (E-Bon)?

Ein E-Bon, auch digitaler Kassenbon genannt, ist ein elektronischer Beleg, der den klassischen Papierkassenzettel ersetzt. Er enthält dieselben Informationen wie ein herkömmlicher Bon und erfüllt alle rechtlichen Anforderungen in Deutschland. Der digitale Kassenbon wird meist als PDF-Datei zur Verfügung gestellt und kann über verschiedene Wege wie E-Mail, QR-Code oder Händler-Apps auf dem Smartphone übertragen werden.

So erhalten Sie einen E-Bon

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Sie einen elektronischen Bon erhalten können:

Variante 1: QR-Code-Verfahren

1. Nach dem Bezahlen wird Ihnen an der Kasse die Wahl zwischen Papierbon und E-Bon angeboten.

2. Auf dem Kundendisplay erscheint ein QR-Code.

3. Scannen Sie den QR-Code mit der Kamera Ihres Smartphones – dafür haben Sie etwa 15 Sekunden Zeit.

4. Sie werden automatisch auf eine Webseite weitergeleitet. Dort können Sie den Bon als PDF herunterladen.

Variante 2: E-Mail-Versand

1. Sie geben Ihre E-Mail-Adresse an der Kasse oder über ein Tablet ein.

2. Der Bon wird automatisch als PDF-Datei an Ihre Adresse gesendet.

3. Innerhalb weniger Minuten erhalten Sie den Beleg.

Meine Empfehlung bei dieser Variante: Verwenden Sie eine E-Mail-Adresse, bei der es nicht schlimm ist, wenn dort gelegentlich auch Spam landet. Alternativ können Sie sich eine zweite E-Mail-Adresse speziell für solche Zwecke anlegen. Wenn Sie Hilfe beim Einrichten oder Erstellen einer E-Mail-Adresse benötigen, unterstütze ich Sie gerne in einem meiner Einzelcoachings. Termine finden Sie auf meiner Website.

Variante 3: Händler-Apps

1. Laden Sie die App des Händlers (z. B. REWE, EDEKA) auf Ihr Smartphone.

2. Registrieren Sie sich mit Ihren Kundendaten.

3. Scannen Sie beim Einkauf den App-Code oder zeigen Ihren Kunden-Barcode.

4. Der Bon wird automatisch in der App gespeichert.

Wo wird der E-Bon gespeichert?

Um den elektronischen Bon später wiederzufinden und ihn auch für die eigene Buchführung nutzen zu können, ist es hilfreich zu wissen, wo er genau gespeichert wird:

Browser-Downloads

Wenn Sie den E-Bon über einen QR-Code herunterladen, landet er im Standard-Download-Ordner Ihres Smartphones. Bei Android finden Sie ihn meist unter „Dateien > Downloads“. Bei Apple-Geräten (iPhone oder iPad) wird die Datei in der Regel in der Dateien-App im Ordner „Downloads“ abgelegt, der unter „iCloud Drive“ oder „Auf meinem iPhone“ zu finden ist. Alternativ kann der Download auch direkt über die entsprechende App wie Safari oder Mail geöffnet werden.

App-interne Speicherung

Bei Nutzung von Händler-Apps werden die Bons direkt in der App gespeichert – meist unter „Meine Einkäufe“. Dort bleiben sie dauerhaft verfügbar. Der Nachteil dabei ist, dass Sie für jeden Händler eine eigene App installieren müssen und dadurch bei jeder Nutzung digitale Spuren hinterlassen.

Lokale vs. Cloud-Speicherung

Je nach Anbieter werden die Daten entweder lokal auf dem Gerät oder verschlüsselt in der Cloud gespeichert. Dabei hängt die konkrete Speicherung vom Anbieter und der gewählten Methode ab. Bei einem Download über den QR-Code wird der Bon als PDF-Datei lokal im Download-Ordner des Geräts abgelegt. Bei Nutzung einer App wie REWE oder EDEKA erfolgt die Speicherung in der App selbst – teils lokal auf dem Gerät, teils auf gesicherten Servern des Anbieters. Bei cloudbasierten Lösungen wird der Beleg verschlüsselt in einem Rechenzentrum gespeichert, das idealerweise in der EU betrieben wird. Der Zugriff erfolgt dann ausschließlich über Ihre Benutzeroberfläche in der App oder per Login. Die gespeicherten Daten umfassen in der Regel den Kaufzeitpunkt, die Filiale, Produktdetails, Zahlungsart und teilweise auch Ihre Kundenkennung. Als Nutzerin oder Nutzer haben Sie Zugriff auf Ihre Bons – entweder direkt in der App oder über die gespeicherten Dateien. Anbieter müssen sicherstellen, dass keine unberechtigten Zugriffe erfolgen und bieten hierzu Maßnahmen wie Zwei-Faktor-Authentifizierung, SSL-Verschlüsselung und regelmäßige Sicherheitsprüfungen an.

Wie lange speichern Händler digitale Bons?

Händler sind gesetzlich verpflichtet, Kassenbons zehn Jahre aufzubewahren – sowohl in Papier- als auch in digitaler Form. Ab 2025 wird diese Frist auf acht Jahre verkürzt.

Wer hat Zugriff auf Ihre E-Bons?

Zugriff auf Ihre digitalen Kassenbons haben in erster Linie Sie selbst – jederzeit über Ihre App oder die lokal gespeicherten PDF-Dateien. Auch der Händler darf auf diese Daten zugreifen, jedoch ausschließlich zur Erfüllung seiner gesetzlichen Aufbewahrungspflichten. Im Falle einer Betriebsprüfung kann außerdem das Finanzamt Einsicht verlangen. Technische Anbieter, die digitale Kassensysteme bereitstellen, agieren lediglich im Rahmen des vertraglich festgelegten Dienstleistungsumfangs und haben keinen eigenständigen Zugriff auf Ihre Daten.

Datenschutz nach DSGVO

Für digitale Kassenbons gelten strenge Datenschutzvorgaben. Ihre Einwilligung zur Nutzung muss freiwillig, informiert und dokumentiert erfolgen. In der Praxis geben Sie diese Zustimmung entweder schriftlich, durch das Setzen eines Häkchens in einem Formular, oder digital über ein Auswahlmenü auf dem Display an der Kasse oder auf einem Kundenterminal. Wichtig ist außerdem, dass Ihre E-Mail-Adresse ausschließlich für den Versand des Kassenbons verwendet wird. Soll darüber hinaus Marketingkommunikation stattfinden, ist eine gesonderte und ausdrücklich erteilte Zustimmung notwendig – zum Beispiel durch das separate Ankreuzen einer Einwilligungserklärung für Newsletter oder Werbeaktionen.

Wie sicher sind digitale Bons?

Seriöse Anbieter setzen auf moderne Sicherheitsstandards, um Ihre Daten zu schützen. Dazu gehören beispielsweise Verschlüsselungsverfahren wie SSL, ein gesicherter Zugriff über Passwörter oder andere Authentifizierungsmechanismen sowie Serverstandorte innerhalb der EU. Darüber hinaus bieten viele Anbieter flexible Speicheroptionen und ermöglichen auf Wunsch auch die Löschung gespeicherter Daten.

Vorteile von E-Bons

Für Verbraucher bietet der digitale Kassenbon zahlreiche Vorteile: Er ist umweltfreundlich, da Papier eingespart wird, und vermeidet die bekannten Probleme mit Thermopapier, das schnell verblasst. Auch das Führen eines Haushaltsbuchs wird erleichtert, da alle Belege bereits digital vorliegen. Darüber hinaus entfällt der Kontakt mit gesundheitlich bedenklichen Stoffen, die häufig im Thermopapier enthalten sind. Besonders praktisch ist zudem der mobile Zugriff: Ob zu Hause oder unterwegs – der digitale Bon ist jederzeit verfügbar.

Auch für Händler ergeben sich viele Vorteile. Sie sparen nicht nur Kosten für Papier und Druck, sondern profitieren von einer schnelleren Abwicklung an der Kasse. Nicht zuletzt stärkt der Einsatz digitaler Bons das moderne und umweltbewusste Image eines Unternehmens.

Nachteile und Herausforderungen

Technische Hürden bestehen vor allem darin, dass ein Smartphone sowie eine aktive Internetverbindung erforderlich sind. Außerdem nutzen verschiedene Händler unterschiedliche Apps und Verfahren, was den Umgang für manche Kundinnen und Kunden erschwert.

Auch beim Datenschutz gibt es Herausforderungen: Die DSGVO-konforme Umsetzung ist für Händler aufwendig, und Laut einer repräsentativen Civey-Umfrage im Auftrag der Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv) aus dem Jahr 2023 haben rund 29 % der Verbraucherinnen und Verbraucher in Deutschland Bedenken hinsichtlich der Sicherheit ihrer Daten beim Einsatz digitaler Kassenbons geäußert. Viele dieser Bedenken beziehen sich auf die unklare Datenverwendung, mögliche Weitergabe an Dritte oder die fehlende Transparenz seitens der Händler. Quelle: Verbraucherzentrale Bundesverband (vzbv), Civey-Umfrage 2023, abrufbar unter www.verbraucherzentrale.de

Diese Daten bestätigen, dass Datenschutzbedenken ein zentraler Faktor bei der Entscheidung für oder gegen den digitalen Kassenbon sind.

Praktisch gesehen können QR-Codes zum Beispiel unleserlich sein, und E-Mails mit dem E-Bon landen mitunter im Spam-Ordner. Zudem tun sich viele technisch weniger versierte Menschen schwer mit der Nutzung digitaler Lösungen.

Was Sie beachten sollten

Bevor Sie digitale Kassenbons nutzen, sollten Sie sich die Datenschutzerklärung des jeweiligen Händlers sorgfältig durchlesen. Achten Sie darauf, nicht versehentlich einer weitergehenden Werbenutzung Ihrer Daten zuzustimmen. Es empfiehlt sich zudem, wichtige E-Bons zusätzlich lokal zu speichern, um im Fall technischer Probleme darauf zugreifen zu können. Eine regelmäßige Kontrolle Ihrer gespeicherten Belege sorgt dafür, dass keine wichtigen Informationen verloren gehen.

Rechtliches im Überblick

Digitale Kassenbons sind rechtlich genauso gültig wie ihre gedruckten Pendants. Sie müssen den Anforderungen der TSE-Konformität (technische Sicherheitseinrichtung) entsprechen, damit sie im Rahmen gesetzlicher Vorschriften anerkannt werden. Ihre Einwilligung zur Nutzung digitaler Bons können Sie jederzeit widerrufen. Darüber hinaus haben Sie das Recht, die Löschung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, sofern keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht entgegensteht.

Fazit

Der digitale Kassenbon bietet eine praktische und nachhaltige Alternative zum klassischen Papierbeleg. Er erleichtert den Alltag und schont gleichzeitig Ressourcen – vorausgesetzt, Datenschutz und Datensicherheit werden ernst genommen. Informieren Sie sich gut, und schauen Sie genau wem Sie ihre Daten geben. Noch haben Sie die Wahl, ob Sie einen Papierbon oder einen elektronischen Kassenbon haben möchten. Angesichts der schnellen Digitalisierung wird es vermutlich nur ein Wimpernschlag sein, bis dieses Wahlrecht der Vergangenheit angehört. Wie entscheiden Sie sich, wenn Sie das nächste Mal gefragt werden: Papierbon oder E-Bon? 

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